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浅谈如何做好档案保密管理与利用工作

张智涛


　　【论文摘要】： 随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密管理与利用工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案又是一种重要的社会信息资源，对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。本文针对档案密级调整、档案利用监督、档案保密、档案保管人员职责等方面，提出了具体措施和办法。

【论文关键词】：档案保密；档案管理；档案利用；措施办法


1做好档案密级的调整工作

　　1.1档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
　　1.2要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。及时做好档案利用过程中的保密工作。

　　2档案利用监督

　　档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
　　2.1制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
　　2.2监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象和不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。做好利用监督,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
　　2.3正确处理好档案保密与管理利用的关系。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

　　3进一步做好档案开放中的保密工作

　　一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
　　3.1做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。
　　3.2做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。

　　4档案管理人员的职责

　　4.1档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
　　4.2提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止秘密的泄露。把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
　　4.3加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救，确保绝密档案安全。




广东省深圳市人民政府


深圳市人民政府令

第111号

　　《〈深圳经济特区处理历史遗留违法私房若干规定〉实施细则》已经市政府三届五十二次常务会议审议通过，现予发布，自2002年3月1日起实施。

市长：于幼军
二○○二年二月二十五日


《深圳经济特区处理历史遗留违法私房若干规定》实施细则

　　第一条 根据《深圳经济特区处理历史遗留违法私房若干规定》（以下简称《规定》）第十六条，制定本实施细则。
　　第二条 市人民政府成立处理违法私房领导小组，对全市的违法私房处理进行统一管理协调。
　　各区人民政府成立处理违法私房领导小组，由区人民政府、规划与国土资源、建设、城管、公安消防、环保、工商、文化、卫生、租赁及街道办事处（镇政府）等有关单位组成，负责辖区内违法私房处理的统一组织和协调工作。
　　领导小组下设办公室，负责日常事务。
　　第三条 列入旧城（村）改造规划区域的违法私房，不予确认产权。
　　第四条 按照《规定》第五条第一款第（二）项的规定处以罚款的，罚款标准分别为：罗湖区、福田区每平方米40-50元，南山区、盐田区每平方米30-40元。
　　第五条 按照《规定》第五条第一款第（三）、（五）项的规定处以罚款的，罚款标准分别为：罗湖区、福田区每平方米80-100元，南山区、盐田区每平方米60-80元。
　　第六条 按照《规定》第五条第一款第（六）项的规定处以罚款的，罚款标准分别为：罗湖区、福田区每平方米130-150元，南山区、盐田区每平方米110-130元。
　　第七条 对违反一户一栋原则的违法私房的多栋部分处罚，是指按违法私房多栋部分的建筑面积进行处罚，罚款标准分别为：罗湖区、福田区每平方米80-100元，南山区、盐田区每平方米60-80元。
　　第八条 宝安区、龙岗区的罚款标准，由区政府确定。
　　第九条 占用集体所有土地兴建的违法私房在补办征地手续时，必须与村集体经济组织签订征地协议。
　　第十条 按照《规定》第七条的规定，华侨及港、澳、台同胞在申报违法私房处理时，其原籍身份由区级以上侨务部门确认。
　　第十一条 按照《规定》第九条的规定，违法私房处理后进行产权登记时，必须办理初始登记。申请违法私房初始登记，应当提交下列文件：
　　（一）《房地产初始登记申请书》；
　　（二）身份证明（个人身份证）；
　　在登记机关办理登记过程中，规划与国土资源主管部门应当依照《规定》对宗地图、测量报告、罚款、地价作出处理。
　　申请人付清地价款、罚款，提交测量机构出具的宗地图、房屋面积测量报告，并补签土地使用权出让合同的，登记机关方可发放房地产证。
　　第十二条 按照《规定》第十二条的规定，对违法私房收取的罚款和地价款，实行先集中再分散的原则，统一纳入市国土基金进行管理，再逐级分配。具体分配比例为，特区内市、区两级按35∶65的比例分配；特区外市、区两级按25∶75的比例分配。区、街道（镇）两级分配比例由区政府确定。
　　上述费用必须按照国土基金使用范围的规定，专项用于各区城市建设的基础设施和配套设施，以改善城市整体环境。该项费用使用由财政部门监督实施。
　　第十三条 本实施细则自2002年3月1日起施行。
　　宝安区、龙岗区政府根据本实施细则，结合本区实际制定实施办法。